Privacyverklaring

Doel van de privacyverklaring

Amber vzw hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van je privacy. In deze privacyverklaring willen we hierrond heldere en transparante informatie geven. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Amber vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Amber vzw houdt zich hierbij in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation-GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt,
  • verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt,
  • vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming telkens dit vereist is,
  • passende technische en organisatorische maatregelen nemen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is,
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt,
  • op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Welke gegevens worden verwerkt?

Van cliënten worden die gegevens bijgehouden die noodzakelijk zijn voor een optimale dienstverlening. Ook informatie die Amber vzw wettelijk of juridisch dient te communiceren aan derde partijen of aan het Agentschap Jongerenwelzijn, wordt geregistreerd. Voor een detaillering verwijzen we naar onze privacyverklaring voor cliënten (in opmaak)

Ook voor onze vrijwilligers is een specifieke privacyverklaring opgesteld. Voor een detaillering verwijzen we naar onze privacyverklaring voor vrijwilligers (pdf)

Van onze sponsors worden bij ontvangen van financiële steun die gegevens geregistreerd die noodzakelijk zijn voor het aanmaken van de bijhorende fiscale attesten (naam persoon, adres, bedrag, datum).

In het kader van onze professionele netwerking worden volgende gegevens geregistreerd van organisaties en personen waarmee we samenwerken: naam organisatie, naam contactpersonen, adres, email adres, telefoon, fax, email.

Amber vzw kan anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar u naar de website gekomen bent, of waarlangs u die verlaat. Dit maakt het ons mogelijk onze-website permanent te optimaliseren voor de gebruikers.

Een publicatie van artikels of foto’s in het jaarverslag of website van Amber vzw zal pas gebeuren nadat je daartoe jouw uitdrukkelijke toestemming geeft en nadat je over de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd bent.

Verwerkingsdoeleinden

Alle beschikbare informatie wordt enkel gebruikt in het kader van een optimale dienstverlening of om tegemoet te komen aan wettelijke of juridische verplichtingen.

Gegevens van samenwerkende partners en organisaties worden gebruikt om de samenwerking en contactname te optimaliseren of informatie uit te wisselen.

Contactgegevens van sponsors worden geregistreerd in kader van onze netwerking en uitreiking van fiscale attesten.

Gegevens van samenwerkende partners en organisaties, leveranciers, (potentiële) sponsors evenals van diegene die hiervoor toestemming hebben verleend, worden gebruikt om op de hoogte te kunnen blijven van diverse activiteiten en evenementen georganiseerd door Amber vzw via bv nieuwsbrieven of een andere papieren of elektronische communicatievorm.

Doorgave van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

In het kader van een optimale administratieve organisatie werkt Amber vzw samen met een professioneel boekhoudkantoor en IT-ondersteuner. Met elke van deze partijen (verwerkers) bestaat er een verwerkingsovereenkomst waarin ondermeer de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Enkel die gegevens zullen worden doorgegeven die hierbij noodzakelijk zijn. Alle andere gegevens worden pas aan derden doorgegeven nadat je hiervan toestemming gegeven heeft. Je hebt het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Rechten betreffende bescherming en verwerking van gegevens

Je hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Mits bewijs van identiteit (kopie identiteitskaart) kunt u via een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag aan Amber vzw, gratis de schriftelijke mededeling bekomen van uw persoonsgegevens.

Je hebt recht op correctie en aanvulling wanneer jouw gegevens onjuist, onvolledig of niet pertinent zijn.

Je mag eisen dat jouw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt of wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking of wanneer je terugkomt op jouw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te laten beperken wanneer je de juistheid van die gegevens betwist of wanneer je je verzet tegen de verwerking van de gegevens zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met jouw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om redenen die verband houden met jouw bijzondere situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van jouw toestemming hebben verkregen, kan je jouw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt nodig is voor de doeleinden waarvoor we deze hebben ontvangen. Amber vzw houdt zich hierbij ook aan de wettelijk opgelegde bewaartermijnen.

Beveiligingsmaatregelen

Amber vzw neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid van je gegevens te waarborgen en jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Er geldt ondermeer:

  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens,
  • Alle personen die namens Amber vzw van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Papieren versies van jouw persoonsgegevens worden achter slot en grendel bewaard;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Wijziging privacy statement

Amber vzw kan zijn privacy statement wijzigen binnen de toepasselijke wet- en regelgeving. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

Klacht

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten, dan vragen wij je hierover contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of om een procedure in rechte aan te spannen.

Meer informatie & vragen

De Gegevensbeschermingsautoriteit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Meer info vind je via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of de uitoefening van je rechten, kan je deze stellen aan onze directeur, informatieveiligheidsconsulent of DPO (data protection officer) via:

Amber vzw, Tiensesteenweg 88, 3360 Korbeek-Lo
E-mail: info@ambervzw.be, Telefoon: 016/23 50 94

Meer gedetailleerde privacyverklaringen

  • Privacyverklaring cliënten (in opmaak)
  • Privacyverklaring vrijwilligers (pdf)